Les 5 questions essentielles pour sa recherche de locaux professionnels
Louer ou acheter son local commercial ? Faire ses recherches en plein centre-ville ou plutôt dans une zone industrielle ? Les questions sont nombreuses lors de la recherche d’un local professionnel. Toutefois, il est important de prendre le temps d’y répondre afin de trouver les locaux parfaits pour implanter son entreprise dans un espace adapté à son activité.
Première étape : louer ou acheter un local commercial ?
Faire le choix d’investir dans des bureaux professionnels : pourquoi ?
Avant de vous lancer à la conquête du marché immobilier d’entreprise, il faut déjà savoir quelle option est la plus intéressante pour votre société : acheter ou bien louer vos prochains bureaux.
Lors d’un achat, vous investissez dans un local immobilier pour une longue durée. Votre entreprise doit alors démontrer des perspectives fiables sur plusieurs années pour vous permettre de financer durablement votre achat. Assurez-vous donc de sa bonne santé financière avant de vous engager dans cette voie. Toutefois, avec cette solution, vous avez l’avantage de ne pas être lié à un bailleur. Vous prenez vos propres décisions et vous n’avez pas de loyers à payer. Vous êtes potentiellement engagé sur un prêt à rembourser. Et cette solution vous permet de constituer un capital !
Avant un achat immobilier d’entreprise, il faut savoir comment vous souhaitez procéder :
- mettre en place cet investissement au nom de l’entreprise pour faire grossir sa valeur,
- faire le choix d’acheter à votre nom en tant que chef d’entreprise et faire gonfler votre patrimoine personnel,
- créer une structure différente, appelée SCI (société civile immobilière), pour réaliser un investissement immobilier.
À noter : tournez-vous vers des professionnels qualifiés qui vous conseilleront sur les meilleurs choix à faire pour réaliser sereinement votre achat immobilier.
La location de locaux commerciaux : une solution adaptée aux jeunes sociétés
Si la visibilité financière de votre entreprise n’est pas idéale, il est conseillé de choisir la location de bureaux. Si vous souhaitez éviter la rigidité des baux classiques (bail commercial ou bail professionnel), vous pouvez vous tourner vers la location de bureau dans un centre d’affaires ou dans des espaces de coworking.
Les formules sont aujourd’hui plus flexibles et adaptées à ces jeunes entreprises. Vous pouvez aussi bien y louer des bureaux fermés que des espaces de travail ouverts.
Quel budget fixer lors d’une recherche de bureaux ?
Plusieurs éléments doivent être pris en compte dans le calcul de votre budget.
Pour des bureaux à louer, vous avez plusieurs dépenses à anticiper :
- Le montant de votre loyer mensuel : souvent, ce montant est exprimé hors taxes et hors charges par mètre carré ;
- La TVA pour la location de locaux équipés avec du mobilier : le loyer est alors soumis à un taux de TVA à hauteur de 20 % ;
- Un dépôt de garantie : ce montant est restituable en fin de bail lorsque vous quittez vos locaux d’activité ;
- Les honoraires en cas de travail avec un conseil en immobilier d’entreprise ;
- Les impôts : la taxe foncière et la taxe sur les bureaux.
Pensez aussi à anticiper vos frais de déménagement et les travaux d’aménagement pour réussir à vous sentir bien dans vos futurs espaces professionnels. Ces détails sont donc à bien calculer avant de vous lancer dans vos recherches de local d’activité pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
Quelle surface prévoir pour ses bureaux ?
La surface du local à usage commercial est importante. Il faut prévoir la croissance de votre activité pour pouvoir rester à cet emplacement durant quelques années. De cette manière, vous pouvez faire grandir votre société dans des espaces adaptés.
Pour cela, il est intéressant de calculer la surface commerciale en fonction du nombre de collaborateurs :
- En open-space, comptez environ 7 m2 par personne ;
- Des bureaux fermés, comptez 12,5 m2 par personne ;
- Pour une salle de réunion, il faut prévoir environ 2 m2 par personne ;
- Même les espaces communs ne sont pas à négliger. ils représentent environ 20 % de la surface totale de vos bureaux.
Avec ces éléments, vous pouvez calculer la surface minimale nécessaire pour vos prochains bureaux en fonction du nombre de collaborateurs qui travaillent quotidiennement ou bien temporairement au sein de vos locaux.
À noter : certains éléments peuvent compléter votre recherche. Vous souhaitez potentiellement bénéficier d’un local à vélo, de places de parking ou encore d’un hall d’accueil ? Notez-le !
Quel(s) quartier(s) cibler pour ses recherches ?
Plutôt en hypercentre, dans une zone commerciale ou bien un immeuble dans un quartier d’affaires ? La question est importante lorsque vous recherchez vos prochains bureaux. Il faut alors savoir quelle dynamique est la plus adaptée à votre entreprise. Selon l’activité professionnelle, il est important de pouvoir bénéficier d’un entrepôt dans lequel stocker des produits. Les zones industrielles permettent de louer de l’espace plus facilement. Le prix du mètre carré est alors beaucoup plus abordable que pour une location de bureaux en plein cœur de la ville.
Pour d’autres entrepreneurs, l’important est de pouvoir profiter d’une dynamique professionnelle intense en côtoyant d’autres entrepreneurs dans des espaces de coworking. Dans ce cas, les espaces ouverts sont parfaits pour louer vos prochains bureaux professionnels.
L’important est de vous poser les bonnes questions et de connaître le type de locaux appropriés pour votre activité. De cette manière, votre choix immobilier est alors fait en parfaite adéquation avec vos ambitions professionnelles.
Comment préparer ses équipes au changement de bureau ?
Les équipes sont au cœur d’un déménagement professionnel. Elles doivent alors être totalement intégrées dans ce projet.
En amont, voici quelques questions à poser à vos collaborateurs :
- Quels sont leurs besoins pour les prochains locaux commerciaux ?
- Que souhaitent-ils comme espaces communs pour les nouveaux bureaux ?
Ensuite, il est bon d’anticiper les tâches importantes à effectuer avant le déménagement. Le tri est souvent une action bénéfique pour emporter uniquement les éléments importants. C’est alors l’occasion d’échanger avec vos collaborateurs sur le sujet, profitez-en pour les faire participer !
Au moment du déménagement, les équipes doivent aussi être prises en compte. La communication est primordiale tout au long du projet pour éviter les pertes de dossiers ou les confusions entre les services. Enfin, après le déménagement, il est aussi nécessaire d’accompagner vos collaborateurs afin qu’ils se sentent à l’aise au quotidien dans ce nouveau lieu de travail.
Le changement de bureaux professionnels est vécu comme un véritable marathon pour les membres d’une société. Ainsi, il est particulièrement important d’anticiper ces 5 questions essentielles à la recherche du lieu idéal pour faire vivre son entreprise.
